En un mundo cada día más digital y móvil, todas las empresas necesitan de un espacio donde sus trabajadores puedan acceder a la información compartida de su empresa, especialmente en un mundo con equipos dispersos y trabajo remoto.
Ya han quedado en el pasado los tiempos donde compartir documentos era cuestión de imprimir reportes, o enviarlos por email o hasta por Whatsapp.
Pues hoy en día, hay una mejor manera, una forma que evita confusiones y asegura la seguridad de los documentos y los famosos “secretos corporativos”, y es mediante el uso de un Sistema de Gestión Documental o DMS por sus siglas en inglés, un repositorio centralizado de documentos avanzado donde todos los trabajadores de tu empresa pueden tener el mismo o diferentes accesos a la misma información compartida.
Pero cuando usamos la palabra "información compartida", automáticamente surgen preocupaciones de gerencia alta, como la seguridad de los datos, algo que se vuelve primordial en un mundo digital con problemas digitales como copy/paste en segundos, por eso también queremos asegurarnos de que solo las personas en las que confiamos tengan acceso a la información y nadie más. También queremos asegurarnos de que nadie intente tener en sus manos dicha información de manera injusta (por ejemplo, hackeando el sistema).
Por eso un repositorio de información compartida debe ofrecer las siguientes ventajas:
Seguridad y protección
Controles de acceso de usuarios
Colaboración y control de versiones
Seguridad y Protección
Es fácil comprender la angustia de perder una copia física, pero las copias físicas tampoco están diseñadas para el acceso simultáneo de varias personas, especialmente si las personas se encuentran en diferentes ubicaciones (algo común en esta era post pandemia). Sin mencionar que una copia física es tan segura como el entorno en el que se guarda (ej. gabinetes metálicos y/o Leitz), y no se puede confiar en su longevidad (humedad, fuego, insectos, y otros, que pueden dañar y hasta destruir las copias físicas). Una mejor solución podría ser poner la información en un servidor físico on premise o local, y permitir que los usuarios accedan a esa información desde sus terminales, pero esto limita el acceso a la información a aquellos colaboradores que tienen acceso a las oficinas y sus terminales. Sin mencionar que estos servidores físicos aún siguen siendo susceptibles de sufrir daños físicos.
Lo que realmente necesitas es un software de gestión de documentos o DMS por sus siglas en inglés. Estos proporcionan una solución que pasa por alto todas esas preocupaciones, pero siguen siendo una solución fácil de implementar para los usuarios mediante el uso del almacenamiento, acceso y colaboración de equipos dispersos a través de la nube. Esto permite a los usuarios conectarse de forma remota desde cualquier dispositivo y en cualquier parte del mundo, con la tranquilidad de que la información está protegida.
Por ejemplo, el DMS de Cartridge World Guatemala, está protegido con encriptación de nivel bancario de 256 bits, lo que significa que se necesitan billones y billones de años para que incluso la supercomputadora más rápida, intente ingresar al sistema y robarse la información. Además, todas las comunicaciones dentro y fuera del sistema se realizan mediante encriptación SSL, mismo que usan las páginas y aplicaciones de bancos. Por lo tanto, puedes estar seguro de que nadie ingresará a ese sistema sin una autorización previa.
También puedes implementar una política de contraseña de tu elección en todo el sistema para asegurarse de que no haya accesos indebidos a tu repositorio central o DMS.
Controles de acceso de usuario
Cuando tienes una multitud de colaboradores interesados en acceder a los mismos documentos, deseas otorgarles acceso para que puedan hacer bien su trabajo, aunque no tanto como para que terminen los documentos en un lugar donde no deben estar. Para lograr eso, los DMS permiten que las personas tengan distintos grados de acceso a diferentes tipos de contenido.
Un repositorio central de información compartida sencillo o un servicio de almacenaje en la nube como Dropbox o hasta Google Drive tienen sentido si todos los usuarios tuvieran los mismos niveles de acceso para ver la información y nunca hubiera necesidad de hacer cambios o actualizar los documentos.
En cambio, un DMS se puede configurar a nivel de carpetas o archivos, permitiendo que diferentes usuarios o roles de usuarios tengan diferentes accesos, como solo subir, solo leer sin descargar, leer y descargar, o editar y subir nuevos archivos a dicha carpeta o actualizar con una nueva versión del archivo; configuraciones necesarias para las realidades de empresas con equipos dispersos y trabajo remoto.
Colaboración
Otra ventaja de un DMS en la era post pandemia, es permitir a que algunos usuarios trabajen en estas carpetas como parte de un equipo. Los equipos deben trabajar juntos, lo que podría representar un desafío si los equipos están a distancia. Sin embargo, los DMS en la nube igualmente son accesibles en cualquier parte del mundo, lo que significa que los equipos pueden concentrarse en el trabajo sin preocuparse por el "cómo".
Algunos DMS van más allá, como el de Cartridge World, que tiene integración nativa con Microsoft Office 365 (se requiere suscripción por separado), lo que permite colaboración con los compañeros de equipo en proyectos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint en tiempo real como si estuvieran sentados uno al lado del otro. De manera similar, puede colaborar en un archivo o una carpeta. O puede configurarlo para bloquear los archivos a todos los demás mientras uno está trabajando en él.
Conclusión
El uso de un repositorio central para la información compartida es una herramienta que toda empresa necesita en estas épocas post pandemia, pero no debería ser necesariamente compleja. Independientemente de la aplicación, el trabajo centralizado debería ser tan simple como iniciar sesión y obtener acceso sin tener que preocuparse por la accesibilidad, seguridad y longevidad.
Comparado a almacenamiento normal en la nube como Google Drive y Dropbox, es preferible los DMS, ya que estos últimos se pueden configurar para tener diferentes niveles de acceso, políticas de contraseñas e integración a otros softwares como Microsoft Office para colaboración y control de versiones. Hay varios DMS en el mercado como DocuWare de Ricoh, Dropbox Business y Folderit de Cartridge World Guatemala. Pero solo Cartridge World te puede ofrecer adicional del DMS, el equipo y el respaldo que necesitas para digitalizar todos tus documentos de forma práctica y eficiente. Así es, te ayudamos a CAPTURAR y convertir tus documentos físicos en digitales, luego te damos un DMS para ALMACÉNAJE en la nube y COLABORACIÓN con tus trabajadores remotos y equipos dispersos.
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