Fuera del papel atascado o las alertas crípticas, la impresora de la oficina puede parecer uno de los objetos más sencillos de la oficina. No es tan envolvente como una computadora portátil ni tan salvavidas como la cafetera.
Pero su impresora puede ser el dispositivo más importante de su oficina.
¿Porqué es eso?
Las impresoras son un riesgo de alta seguridad que puede comprometer seriamente una empresa o exponer la privacidad de los empleados.
Como ejemplo, hace unos años, un adolescente aburrido pudo piratear 150.000 impresoras con unas pocas líneas de código. Más recientemente, y como parte de una campaña de trolling masiva en curso, un pirata informático se apoderó de 50.000 impresoras de forma remota simplemente para imprimir algunos carteles sobre su vlogger favorito, PewDiePie.
Piense en lo que podría hacer un criminal con tal poder.
Igual de inquietantes, los incidentes de piratería mencionados no son sorprendentes ni siquiera infrecuentes. El cuarenta y cuatro por ciento de las impresoras conectadas a la red en las empresas no son seguras cuando se trata de acceso no autorizado. Más allá de las porosas redes empresariales e Internet en general, tampoco es sorprendente que el 90 por ciento de las empresas hayan sufrido una brecha de seguridad en el último año causada por documentos impresos.
Dicho sin rodeos: su impresora podría ser la razón por la que la información confidencial termina en las manos equivocadas.
La buena noticia es que no tiene que ser Neo de The Matrix para proteger su impresora de amenazas físicas y cibernéticas. Todo lo que se necesita para lograr la seguridad de la impresora son algunas prácticas de seguridad sensatas, que hemos dividido en dos categorías para usted: seguridad de documentos y ciberseguridad.
Seguridad de los documentos
Sí, los piratas informáticos están apuntando a su empresa, pero la realidad es que el 32 por ciento de los incidentes de seguridad de impresión son causados por usuarios internos (no es sorprendente si se considera que el 80 por ciento de la información comercial existe en papel). No querrá ser descuidado con sus cifras de nómina, extractos bancarios, informes financieros o registros de empleados.
Estas son algunas de las formas comunes en que los documentos quedan expuestos (y cómo revertir esto):
Bandejas de salida: estoy seguro de que ha visto una pila de papeles en una bandeja de impresora o fotocopiadora, abierta al mundo, la persona que los imprime probablemente distraída o interrumpida en su camino a la impresora.
Si esta idea lo mantiene despierto por la noche, considere dispositivos más nuevos que requieran un código clave personalizado o una tarjeta de identificación para permitir que los documentos se impriman en cualquier capacidad. Otra sugerencia es otorgar a los empleados que manejan documentos confidenciales, como contables, una impresora dedicada.
Contenedores de reciclaje: es fantástico que más marcas adopten la sostenibilidad . Sin embargo, eso a menudo significa que el papel impreso se desecha y se expone en contenedores de reciclaje, y parte de ese contenido puede ser sensible.
Si esto le quita aún más sueño , una política que imponga la trituración de materiales antes de ir a la papelera de reciclaje puede funcionar bien. Este procedimiento puede ir más allá del área de la impresora para destruir cualquier documento en la oficina. Otro proceso útil es comprar un contenedor de reciclaje cerrado con una ranura para asegurarse de que la única dirección en la que van los documentos sea "hacia adentro".
Falta de política de impresión en la oficina: sin límites, cualquier cosa puede ir a cualquier parte, ¿verdad? Esta es la razón por la que somos grandes admiradores de una política de impresión de oficina (e incluso ofrecemos una de cortesía para descargar ). En general, ayudan a las empresas a controlar los costos, reducir el tiempo de inactividad de las impresoras y mejorar la huella ecológica de una oficina.
Una política de impresión de oficina también puede crear estándares y realizar un seguimiento de la impresión. A continuación, se muestran algunos ejemplos que puede agregar a la política de impresión de su oficina para reforzar la seguridad:
Asigne una impresora específica a cada empleado para un mejor seguimiento
Crear estándares de reciclaje o trituración (como se mencionó anteriormente)
Recuerde a los gerentes que actualicen la impresora o el software antivirus, así como que verifiquen los firewalls (¿por qué exactamente? Consulte también a continuación en nuestra sección de ciberseguridad).
Asigne de manera estratégica las impresoras en diferentes ubicaciones, agilizando la impresión y evitando la congestión
La seguridad cibernética
Mencionamos que no tenemos que ser Neo para salvaguardar la seguridad de la red de la impresora. Ni siquiera tienes que estar en Matrix. En el "mundo real", un servicio de impresión administrado bien implementado aumenta la seguridad de sus impresoras al rastrear documentos, monitorear las impresoras, proporcionar datos de impresión confiables y optimizar un entorno de impresión. Existen muchos tipos de proveedores de servicios de administración de impresión, todos únicos y adaptados a audiencias específicas, como el nuestro, que se enfoca en pequeñas y medianas empresas y brinda servicios de monitoreo y evaluación sin costo alguno si abastece sus impresoras con nuestro tóner. Haga su tarea para encontrar el mejor ajuste posible para su organización.
Volviendo a The Matrix (algo), trabaje con su departamento de TI o proveedor de servicios de impresión administrados para implementar estos cambios en su red de impresoras:
Use solo conexiones que estén encriptadas cuando acceda a su panel de control de administración
Restrinja su impresora del acceso público a Internet
Cambiar la contraseña predeterminada de la página web del panel de control de su administrador
Además, si aún no lo ha hecho, aumente la ciberseguridad de su impresora implementando estas iniciativas:
Actualizaciones de software: las actualizaciones periódicas deben instalarse tan pronto como estén disponibles, para ayudar a defenderse de los últimos virus y malware.
Software antivirus: si se mantiene actualizado, un programa antivirus confiable puede ayudar a prevenir la mayoría de adware, spyware, gusanos, virus troyanos, ransomware y más.
Cortafuegos: el acceso no autorizado a la red del sistema se impide cuando hay un cortafuegos en funcionamiento, al mismo tiempo que permite a los usuarios enviar comunicaciones salientes.
Además, es valioso contar con un sistema eficaz de copia de seguridad y recuperación de datos, especialmente en caso de un ciberataque. Ya que estamos en el tema del almacenamiento, la mayoría de las impresoras poseen una especie de disco duro; por lo tanto, si está reemplazando o descartando impresoras, primero retire el dispositivo de almacenamiento.
Como última sugerencia, simplemente apague sus impresoras al final del día o antes de un feriado. Los piratas informáticos no pueden enviar gráficos de Pewdie Pie si no hay electricidad en la impresora. Quizás Neo podría ...
Al final, ten cuidado
La jornada laboral típica puede ser agitada, con tráfico de personas dentro y fuera del área de la impresora y tráfico digital dentro y fuera de la propia impresora. Con un buen proveedor de servicios de impresión administrados, una sólida política de impresión en la oficina y su personal técnico que implementa pasos sólidos de ciberseguridad, sus impresoras pueden estar seguras tanto en el "mundo real" como en The Matrix. Eso significa que su empresa y sus empleados también estarán seguros.
Eso sí, no piense que porque no es una gran empresa o corporación, los piratas informáticos o los empleados descuidados no sucederán. Un Informe del panorama mundial de la seguridad de la impresión de 2019 reveló que las pequeñas y medianas empresas están cada vez más preocupadas por la seguridad de la impresión. Ellos deben estar preocupados. Los ciberataques del año pasado le costaron a las pequeñas y medianas empresas un promedio de más de 2,2 millones de dólares .
Como dijo Neo en The Matrix , "¡Vaya!"
¿Necesita ayuda para proteger su impresora y optimizar su impresión? Como se mencionó anteriormente, brindamos servicios de impresión administrados para cualquier negocio o presupuesto. ¡Y descargue nuestro nuevo libro electrónico!