top of page

Los pros y contras de la digitalización versus la impresión de documentos

Actualizado: 18 mar 2023

La digitalización y la impresión de documentos son dos formas de manejar la información de una empresa. Ambas tienen ventajas y desventajas que es importante tener en cuenta para tomar una decisión informada. Veremos los pros y contras de cada método y cómo pueden afectar tus procesos de negocio.


Pros de la digitalización:

  1. Ahorro de espacio: Los documentos digitales no requieren almacenamiento físico, lo que significa que no necesitas espacio adicional para guardarlos.

  2. Acceso remoto: Con los documentos digitales, puedes acceder a ellos desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Esto es especialmente útil si tienes trabajadores remotos o si necesitas acceder a documentos mientras estás fuera de la oficina.

  3. Fácil de buscar: Los documentos digitales se pueden etiquetar y categorizar fácilmente, lo que significa que puedes buscar y encontrar documentos específicos rápidamente.

  4. Reducción de costos: La digitalización puede reducir los costos de impresión, papel y almacenamiento, lo que puede tener un impacto significativo en los gastos generales de una empresa.

  5. Seguridad mejorada: Los documentos digitales se pueden proteger con contraseñas y encriptación, lo que hace que sean más seguros que los documentos físicos.


Contras de la digitalización:

  1. Requiere tiempo y esfuerzo: La digitalización de documentos puede ser un proceso largo y tedioso, especialmente si tienes una gran cantidad de documentos para digitalizar.

  2. Dependencia de la tecnología: Si tienes problemas con tu hardware o software, es posible que no puedas acceder a tus documentos digitales.

  3. Amenazas de seguridad: Aunque los documentos digitales se pueden proteger con contraseñas y encriptación, todavía existe el riesgo de hackeo y robo de datos.


Pros de la impresión:

  1. Fácil de leer: Algunas personas todavía prefieren leer en papel, y los documentos impresos son fáciles de leer y entender.

  2. No requiere tecnología: No necesitas una computadora o un teléfono inteligente para leer un documento impreso.

  3. No se necesita energía: No se necesita electricidad para leer un documento impreso, lo que significa que puedes leer en cualquier momento y en cualquier lugar.

  4. Control de calidad: Puedes asegurarte de que la calidad de la impresión sea alta y consistente.


Contras de la impresión:

  1. Requiere espacio de almacenamiento: Los documentos impresos requieren espacio físico para almacenar, lo que puede ser un problema si tienes una gran cantidad de documentos.

  2. Mayor costo: La impresión de documentos puede ser costosa debido al papel, la tinta y el mantenimiento de la impresora.

  3. Dificultad para buscar: Los documentos impresos pueden ser difíciles de buscar y encontrar, especialmente si tienes muchos documentos.

  4. Menor seguridad: Los documentos impresos pueden ser robados, perdidos o dañados más fácilmente que los documentos digitales.


digitalizacion documentos


En conclusión, tanto la digitalización como la impresión de documentos tienen ventajas y desventajas. Es importante evaluar las necesidades de tu empresa y los recursos disponibles para tomar una decisión informada sobre qué método utilizar. Si bien la digitalización ofrece muchos beneficios, también puede requerir una inversión significativa de tiempo y recursos. La impresión de documentos puede ser más conveniente en algunas situaciones, pero también puede ser costosa y menos segura.


Es muy probable que en tu empresa necesitas imprimir y digitalizar, y es por eso que es imprescindible tener un aliado como Cartridge World Guatemala, líder global y experto local en impresión, digitalización y documentos, que actualmente ayuda a más de 500 empresas Guatemaltecas a imprimir, fotocopiar, digitalizar y procesar más de 12 millones de documentos al mes, desde PYMES hasta el banco más grande de Centroamérica.


Pregunta por nuestros servicios de fotocopiadoras Todo Incluido y/o servicios de digitalización. Obten desde renta de fotocopiadoras modernas con toner, repuestos y mantenimientos por menos del costo de un cartucho toner hasta escaneo de archivos viejos, almacenaje y colaboración de documentos en la nube, y automatización de procesos de trabajo con reglas “si esto sucede, entonces haz aquello”.

687 visualizaciones0 comentarios

Comments


bottom of page