Vivir en la era digital tiene muchos beneficios maravillosos. La tecnología que optimiza los servicios de subcontratación u outsourcing es uno de estos beneficios. Ya sea que necesites trabajo de IT remoto o un asistente de recursos humanos virtual, las soluciones comerciales están al clic de un mouse (o el toque de un smartphone).
Y para sorpresa de muchos, este es el mismo caso de las fotocopiadoras e impresoras, cuyo servicio de subcontratación u outsourcing se le conoce como Servicios de Impresión Administrados o MPS por sus siglas en inglés. Adiós a las compras de flotillas de fotocopiadoras e impresoras. Adiós a las compras de cartuchos de toners o crisis por fotocopiadoras sin tóner. Adiós a la búsqueda de talleres autorizados, largas horas con call centers extranjeros para soporte técnico y pagos solo para que te visite un técnico a tu empresa para realizar un diagnóstico a tu equipo.
¿Pero qué es exactamente?
En resumen, hoy en día las empresas pueden subcontratar sin problemas, todo lo relacionado a impresión y fotocopiado a un proveedor calificado, desde la compra del equipo hasta la reparación y entrega de cartuchos de tóner. Obviamente para las marcas de impresoras y fotocopiadoras como HP, Epson, Samsung, Canon, Brother, etc. que están contentos vendiendo cartuchos de tóner caros, mejor que no se divulgue.
Pero, aunque no quieran, tener un servicio de subcontratación tiene más relevancia para las empresas, pues da como resultado un mundo profesional donde sus trabajadores pueden concentrarse más en el éxito de la empresa y menos en las interrupciones de una impresora derramada o una fotocopiadora sin tóner. Como beneficio adicional de los Servicios de Impresión Administrados, usualmente todos los costos de impresión incluyendo el costo de las fotocopiadoras e impresoras, cartuchos de toner, soporte técnico, software y hasta repuestos están incluidos en un solo cobro mensual, o en el caso de Cartridge World a cambio de la compra de los cartuchos tóner usados ese mes.
Beneficios Tangibles
Tener un tercero que supervise el ecosistema de impresoras y fotocopiadoras de toda la empresa tiene un gran valor, más allá de liberar tiempo (y reducir dolores de cabeza), especialmente si considera estas estadísticas:
En promedio, los costos de reparación de impresoras y fotocopiadoras son tres veces más altos que el precio de una impresora nueva.
Los costos mensuales de las impresoras y fotocopiadoras están justo por debajo de los del alquiler, la nómina y los servicios administrativos de oficina.
Dos tercios de las oficinas no realizan un seguimiento de sus gastos de impresión.
El tres por ciento de los ingresos de una empresa se gasta en papel (a un promedio de 10,000 páginas por empleado de oficina)
Todo esto ni siquiera toma en cuenta el enorme impacto medioambiental de una administración de impresión mal gestionada en una era donde el E-Waste está empezando a ser un problema gigantesco para las ciudades y comunidades.
Los Servicios de Impresión Administrados mejoran considerablemente todas estas estadísticas. De hecho, la investigación muestra que los servicios de impresión administrados eficaces pueden reducir los costos de impresión y fotocopiado de una empresa entre un 20 a 40 por ciento, así como mejorar potencialmente la seguridad de los documentos y la huella ecológica de una oficina.
A continuación, te compartiremos todo sobre los Servicios de Impresión Administrados y cómo pueden transformar la cultura de su oficina y algunas conclusiones finales.
Adentrarse y definir meticulosamente los servicios de impresión gestionados.
Para conocer brevemente las definiciones: los Servicios de Impresión Administrados (o MPS por sus siglas en inglés) son la supervisión y la provisión de la producción de documentos impresos y las necesidades de impresión y fotocopiado por parte de un proveedor de servicios externo. Seguramente, eso fue un trabalenguas, pero mientras más leas, más lo entenderás.
Los Servicios de Impresión Administrados van más allá de las impresoras o fotocopiadoras, pueden incluir máquinas de fax, escáneres y hasta almacenamiento en la nube y software de digitalización.
Dependiendo del acuerdo, el pago a un proveedor puede tomar la forma de suscripción o en base a bolsones de páginas con costo por página. Algún tipo de acuerdo coloca a cada dispositivo bajo un contrato de mantenimiento o administración mensual que incluye todos los consumibles y piezas potencialmente necesarias para la reparación. En nuestro caso, en Cartridge World Guatemala ofrecemos programas de impresoras y fotocopiadoras SIN COSTO con reparaciones y mantenimiento incluidos, siempre y cuando compres y uses nuestros cartuchos de tinta y tóner en esas impresoras y fotocopiadoras.
Con todo este tecnicismo fuera del camino, deben tenerse en cuenta que los servicios de impresión administrados no son una moda, sino parte del éxito comercial de tu empresa de hoy y del mañana. Las estadísticas revelan que los servicios de impresión administrada están creciendo de manera constante y se espera que sea una industria de $58 mil millones en todo el mundo para el 2025.
¿Qué incluyen los servicios de impresión gestionados?
El suministro de las impresoras y fotocopiadoras adecuadas para su empresas (en el caso de Cartridge World Guatemala, somos socios autorizados de Lexmark), existencias locales de repuestos y cartuchos de toner, y soporte técnico, mantenimientos preventivos y reparaciones de equipos, para reducir tiempos muertos de equipo sin funcionamiento, para mejorar la productividad.
Una vez que se haya comprometido a alquilar o comprar una impresora (u otro dispositivo de imágenes), el proveedor de servicio de impresión administrado supervisará el entorno de su impresora, incluido el inventario de productos y el estado de la impresora.
Estas son algunas de las soluciones que un proveedor de servicio de impresión administrado podría ofrecerle:
Consultoría de impresoras: Así como no todas las fotocopiadoras se crean de la misma manera para sus necesidades de impresión, la ubicación de las fotocopiadoras no debe ser un enfoque único para todos. Su proveedor de servicio de impresión administrado podría sugerirle que compre una fotocopiadora monocromática grande para todas las impresiones de oficina, junto con una impresora de inyección de tinta ubicada cerca y conectada al equipo de diseño. Su proveedor de servicio de impresión administrado podría incluso ayudarlo con una política de impresión de oficina o aconsejarle cuando sea el momento de cambiar máquinas ineficientes o que consumen mucha energía.
¿Alguna vez ha tenido problemas con una red de impresoras o con la impresión móvil desde dispositivos con WiFi o celulares? Un proveedor de servicio de impresión administrado puede ayudarte con estos asuntos SIN COSTO.
Entrega automatizada de suministros: El exceso o la falta de existencias en lo que respecta al tóner es una fuente de estrés para los gerentes de oficina y el personal de IT. Tener el inventario monitoreado y almacenado automáticamente es algo maravilloso para los costos comerciales y su tranquilidad. Pero ¿cómo se hace esto de manera eficaz? siga leyendo abajo.
Monitoreo de la impresora: Aquí es donde la era digital puede mejorar de manera inequívoca su experiencia con la impresora. Esta solución funciona a través de un software de monitoreo remoto, súper seguro, permite que un proveedor de servicio de impresión administrado controle de forma remota sus impresoras o su flota de impresoras. Los niveles de cartuchos, el uso de papel y el bienestar de la impresora están disponibles en informes en tiempo real o posteriores, lo que permite una actitud proactiva hacia el entorno de la impresora. ¿Imagina que un experto en impresoras llega a su impresora antes de que usted supiera que necesitaba servicio? ¿Sus cartuchos siempre están almacenados? Esa es la maravilla de la supervisión de impresoras.
Servicio y mantenimiento de la impresora: Este se mencionó anteriormente, pero es importante repetirlo. La interrupción de la impresora es frustrante e incluso perjudicial para la productividad de la oficina. En lugar de fantasear con destrozar su impresora láser como en la película clásica de los 2000s, "Office Space", ¿por qué no llamar a un proveedor de servicio de impresión administrado que pueda ofrecer servicio el mismo día o entregar una fotocopiadora prestada?
Sostenibilidad: Un mejor control sobre la impresión y los productos de impresión se traduce en menos desperdicio. Algunos proveedores de servicio de impresión administrado pueden consultar sobre impresión ecológica u ofrecer programas de reciclaje. Como ejemplo, Cartridge World ofrece programas de reciclaje de cartuchos de tóner vacíos, lo que nos ha valido ser reconocidos como el único proveedor autorizado de cartuchos de impresoras en la región por la EPA o Agencia de Protección Ambiental de EE. UU. por sus siglas en inglés.
Más que otro simple proveedor externo
Un buen proveedor de servicio de impresión administrado es más que un proveedor externo. Forman parte de tu equipo. Están disponibles 24/7 y tienen atención personalizada. Ofrecen soluciones a medida y asesoramiento de expertos que liberan al departamento de IT y de gerencia de problemas cotidianos. Hacen que tus fotocopiadoras sean básicamente invisibles hasta que llega el momento de imprimir o fotocopiar.
En un artículo de CIO Review, Steve Lee, director de Sistemas de Información y Comunicaciones de Rosauers Supermarkets, ofreció una descripción general de primer nivel de lo que debe buscar en un proveedor de servicio de impresión administrado:
“Tómese su tiempo para encontrar el socio adecuado y luego trabajé con ellos para desarrollar un enfoque estandarizado para la organización. Encuentre formas de abordar las necesidades comerciales y luego repetirlas en toda la organización. Desafíe a su equipo de proveedores de servicio de impresión administrado para que lo ayude a definir y desarrollar las mejores soluciones para su organización y verifique las referencias para validar lo que cree que ha aprendido sobre ellas. Podría encontrar que hace una gran diferencia en sus operaciones ".
En otras palabras, como con cualquier solución en estos tiempos modernos, busque la mejor opción porque su negocio se lo merece. Y si quieres guárdate este secreto y que sea tu ventaja competitiva ante tus competidores
¿Está interesado en obtener más información o aprovechar los servicios de impresión gestionados? Consulte cómo nuestras soluciones de servicio impresión administrada en Cartridge World Guatemala han ayudado a nuestros clientes a ahorrarse dolores de cabeza y hasta millones de Quetzales al año.
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