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  • Jose Quan

Aproveche Los Servicios De Impresión Administrados Para Impulsar La Impresión De Su Empresa

Vivir en la era digital tiene muchos beneficios maravillosos. La tecnología que optimiza enormemente los servicios de subcontratación es uno de ellos. Ya sea que necesite un trabajo de TI remoto o un asistente virtual de RR.HH., las soluciones comerciales están con el clic de un mouse (o el toque de un teléfono inteligente).

Esta realidad es el caso de las impresoras, y se conoce como servicios de impresión administrados. ¿Qué es exactamente? En resumen, las marcas pueden subcontratar sin problemas su cuidado de impresión a un proveedor calificado. Esto da como resultado un mundo profesional donde los trabajadores pueden concentrarse más en el éxito y menos en las interrupciones de la impresora, el inventario de tóner o el desperdicio de productos. Como otro beneficio de aprovechar los servicios de impresión administrados, se consolidan todos los costos de impresión y el inventario.

Tener un tercero que supervise el ecosistema de impresoras de una empresa tiene sentido, más allá de liberar tiempo (y reducir dolores de cabeza), especialmente si considera estas estadísticas:

  • En promedio, los costos de reparación de la impresora son tres veces más altos que el precio de una impresora nueva.

  • Los costos de la impresora están justo por debajo de los del alquiler, la nómina y los servicios públicos de oficina.

  • Dos tercios de las oficinas no realizan un seguimiento de sus gastos de impresión.

  • El tres por ciento de los ingresos de una empresa se gasta en papel (a un promedio de 10,000 páginas por empleado de oficina)

Todo esto ni siquiera tiene en cuenta el enorme impacto medioambiental de una impresión mal gestionada.

Los servicios de impresión gestionados mejoran considerablemente todas estas estadísticas. De hecho, la investigación muestra que los servicios de impresión administrados eficaces pueden reducir los costos comerciales entre un 20 y un 30 por ciento , así como mejorar potencialmente la seguridad de los documentos y la huella ecológica de una oficina.

Averigüemos todo sobre los servicios de impresión gestionados y cómo pueden transformar la cultura de su oficina y varios resultados finales.

Servicios de impresión gestionados de profundidad y definición profunda

Para conocer brevemente las definiciones, los servicios de impresión administrados (o MPS) son la supervisión y la provisión de la salida de documentos comerciales y las necesidades de impresión por parte de un proveedor de servicios externo. Eso fue un bocado, pero lo entiendes.

MPS generalmente va más allá de las impresoras para incluir máquinas de fax, escáneres y fotocopiadoras. Dependiendo del acuerdo, el pago a un proveedor puede tomar la forma de suscripción o por página. Algún tipo de acuerdo coloca a cada dispositivo bajo un contrato de mantenimiento o administración mensual que incluye todos los consumibles y piezas potencialmente necesarias para la reparación. En nuestro caso, ofrecemos programas de impresión sin costo con reparaciones y mantenimiento incluidos sin cargo, siempre y cuando tenga en sus impresoras nuestros cartuchos de impresora.

Con todo este tecnicismo fuera del camino, debe tenerse en cuenta que los servicios de impresión administrados no son una moda, sino que forman parte del éxito comercial de hoy y del mañana. Las estadísticas revelan que la vertical de servicios de impresión administrada está creciendo de manera constante y se espera que sea una industria de $ 58 mil millones en todo el mundo para 2025.


¿Qué incluyen los servicios de impresión gestionados?

Debería ser mencionado por un proveedor de MPS que se precie (o tinta, en realidad) y ante todo debería proporcionarle una auditoría de la impresión de su oficina. Esa es la mitad proverbial de la batalla. Este autoconocimiento proporcionará las impresoras adecuadas y el inventario de existencias que controle los costos y mejore la productividad. Nuevamente, en nuestro caso, esta auditoría es gratuita, con una evaluación rápida y en línea .

Una vez que se haya comprometido a alquilar o comprar una impresora (u otro dispositivo de imágenes), el proveedor de MPS supervisará el entorno de su impresora, incluido el inventario de productos y el estado de la impresora.

Estas son algunas de las soluciones que un proveedor de MPS podría ofrecerle:

Consultoría de impresoras: así como no todas las impresoras se crean de la misma manera para sus necesidades de impresión, la ubicación de las impresoras no debe ser un enfoque único para todos. Su proveedor de MPS podría sugerirle que compre una impresora monocromática grande para todas las impresiones de oficina, junto con una impresora de inyección de tinta ubicada cerca y conectada al equipo de diseño. Su proveedor de MPS podría incluso ayudarlo con una política de impresión de oficina (o puede descargar la nuestra ) o aconsejarle cuando sea el momento de cambiar máquinas ineficientes o que consumen mucha energía. ¿Alguna vez ha tenido problemas con una red de impresoras o con la impresión móvil? Un proveedor de MPS puede ayudar con estos asuntos.

Entrega automatizada de suministros: el exceso o la falta de existencias en lo que respecta al tóner es una fuente de estrés para los gerentes de oficina y el personal de TI. Tener el inventario monitoreado y almacenado automáticamente es algo hermoso para los costos comerciales y su tranquilidad. Pero, ¿cómo se hace esto de manera eficaz? Vea abajo.

Monitoreo de la impresora: aquí es donde la era digital puede mejorar de manera equívoca su experiencia con la impresora. Esta solución permite que un proveedor de MPS supervise de forma remota sus impresoras o su flota de impresoras. Los niveles de cartuchos, el uso de papel y el bienestar de la impresora están disponibles en informes en tiempo real o posteriores, lo que permite una actitud proactiva hacia el entorno de la impresora. ¿Imagina que un experto en impresoras llega a su impresora antes de que usted supiera que necesitaba servicio? ¿Sus cartuchos siempre están almacenados? Esa es la maravilla de la supervisión de impresoras.

Servicio y mantenimiento de la impresora: Eso se mencionó anteriormente, pero es importante repetirlo. La interrupción de la impresora es frustrante e incluso perjudicial para la productividad de la oficina. En lugar de fantasear con poner un bate en su impresora láser como "Office Space", ¿por qué no llamar a un proveedor de MPS que pueda ofrecer servicio el mismo día o una impresora prestada?

Sostenibilidad: un mejor control sobre la impresión y los productos de impresión se traduce en menos desperdicio. Algunos proveedores de MPS pueden consultar sobre impresión ecológica u ofrecer programas de reciclaje. Trayendo nuestra marca nuevamente, como ejemplo, Cartridge World ofrece programas de reciclaje a través de nuestra asociación con Environmental Office Solutions , y eso no incluye programas regionales de nuestros diversos expertos en impresoras.

Más que un simple proveedor

Un buen proveedor de MPS es más que un proveedor externo. Forman parte de tu equipo. Están disponibles y son personales. Ofrecen soluciones a medida y asesoramiento experto que libera a los departamentos y la gestión de TI. Hacen que sus impresoras sean básicamente invisibles hasta que llega el momento de imprimir. Por último, deberían poder escalar, ya sea en su oficina o en otras ubicaciones.

En un artículo de CIOReview , Steve Lee, Director de Sistemas de Información y Comunicaciones de Rosauers Supermarkets, ofreció una descripción general de primer nivel de lo que debe buscar en un proveedor de MPS:

“Tómese su tiempo para encontrar el socio de solución adecuado y luego trabaje con ellos para desarrollar un enfoque estandarizado para la organización. Encuentre formas de abordar las necesidades comerciales y luego repítalas en toda la organización. Desafíe a su equipo de MPS para que lo ayude a definir y desarrollar las mejores soluciones para su organización y verifique las referencias para validar lo que cree que ha aprendido sobre ellas. Podría encontrar que hace una gran diferencia en sus operaciones ".

En otras palabras, como con cualquier solución en estos tiempos modernos, busque la mejor y la mejor opción porque su negocio se lo merece.

¿Está interesado en obtener más información o aprovechar los servicios de impresión gestionados? Consulte nuestras soluciones MPS .

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