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  • Jose Quan

¿Debería Su Oficina Tener Una Impresora O Una Fotocopiadora?

Actualizado: oct 18

"¿Deberías comprar una impresora o una fotocopiadora?"

La respuesta es relevante en estos momentos inciertos, especificamente en un entorno de oficina donde los documentos atascados o los dispositivos de impresión que agotan el presupuesto pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de la empresa.

Podemos encontrar la respuesta sobre si necesita una impresora o una fotocopiadora, irónicamente, con más preguntas.

¿Necesita copiar, escanear y enviar por fax?

Con algunas excepciones, la mayoría de las fotocopiadoras e impresoras comerciales ahora se consideran dispositivos multifunción (MFD). Eso significa que pueden imprimir, copiar, escanear y enviar faxes. Algunos modelos de impresora ofrecen la opción, además de ser un dispositivo de "solo impresión" de función única, si desea restringir las otras funciones para controlar los costos y Elsa congelar esas llamadas de servicio.

¿Qué hay en tu presupuesto?

Esa siempre será la pregunta del millón de dólares. Tenga esto en cuenta: el costo promedio de una fotocopiadora digital de 40 páginas por minuto que copia, imprime, escanea y envía faxes es de alrededor de $ 7,800. La misma impresora con todas las campanas y silbidos le ahorrará hasta un 75 por ciento. El tamaño simplemente no importa en la era digital, donde tantas buenas soluciones vienen en paquetes pequeños (incluido Luke Skywalker disfrazado de Stormtrooper).

¿Cuánta capacidad de papel necesita?

Si imprime más de 10,000 hojas por mes, probablemente necesite una copiadora grande que pueda contener miles de hojas de papel. Por otro lado, la mayoría de las impresoras ofrecen bandejas de papel modulares que almacenan hasta 500 hojas.

Las bandejas más pequeñas generalmente significan menos atascos de papel, ya que el papel de impresora nuevo tiende a moverse con mayor suavidad. En caso de que se lo esté preguntando, cargar y cambiar el papel de la impresora es algo así como una ciencia, como explicamos en este video :

¿Cuánto espacio de oficina tienes que ceder?

La fotocopiadora de oficina promedio de 30 a 40 páginas ocupa aproximadamente de 15 a 20 pies cuadrados. Si bien no es del tamaño de una Estrella de la Muerte, es bastante grande. ¿Por qué una fotocopiadora es tan espaciosa? Permite que se abran muchas bandejas de papel, se acceda a las áreas de eliminación de atascos y se realice el servicio. Una impresora ocupa mucho menos espacio y se puede colocar encima de un armario o escritorio.

¿Estrategia de impresión centralizada o descentralizada?

Caminar hasta la impresora puede llevar tiempo y aumenta la posibilidad de distracciones y emboscadas (“¿Puedes echar un vistazo a este informe, muy rápido?”). Muchas empresas trazan un mapa de dónde colocar una máquina de impresión por motivos de equidad y eficiencia. Algunos gerentes compran impresoras por el mismo costo que una fotocopiadora, colocándolas estratégicamente en la oficina. Estas iniciativas pueden ofrecer información sobre cómo ubicar las impresoras más cerca de "usuarios avanzados" específicos o en lugares restringidos donde se necesita seguridad de datos.

¿Qué importancia tiene el tiempo de actividad y qué tan grave es el tiempo de inactividad?

Según algunas estadísticas, las fotocopiadoras requieren tres llamadas de servicio por cada llamada de servicio para una impresora. Los hallazgos sugieren que las fotocopiadoras están sobrevendidas. Las fotocopiadoras no están ejecutando los umbrales de volumen mínimo establecidos por los fabricantes de equipos. Esto se traduce en más atascos, obstrucciones y fallas generales. Al igual que los autos deportivos, las fotocopiadoras deben ir a la carretera tanto como sea posible. A menos que esté planeando imprimir más de 15,000 páginas por mes, es probable que una impresora o dos generen más tiempo de actividad y menos visitas de un técnico.

Si no está seguro de cuánto está imprimiendo en este momento, le sugerimos que descargue nuestro libro electrónico Cómo seleccionar la impresora adecuada .

¿Ambos ofrecen servicio in situ?

Muchas empresas subcontratan su servicio de fotocopiadora e impresora. No quieren que sus empleados arreglen dispositivos electrónicos o se distraigan de hacer sus trabajos Jedi.

Los programas de servicio de fotocopiadoras suelen tener un compromiso mínimo mensual mínimo; o facturan en un costo por página por servicio y tóner. No es sorprendente que la mayoría de los gerentes de oficina o el personal de TI no estén interesados ​​en los mínimos mensuales.

Por el contrario, un programa de servicio de impresoras puede costar entre $ 150 y $ 300 por año por piezas y mano de obra, y usted solo paga por los consumibles que utiliza.

¿Necesita imprimir en papel 11X17?

En una galaxia no tan lejana (aquí en la Tierra, en realidad), la realidad es que solo el dos por ciento de la impresión comercial se realiza en papel de tamaño de libro mayor (11 x 17 pulgadas). Si no es necesario imprimir en papel de 11 × 17 y todo lo que necesita es papel de tamaño carta y legal, la compra de una impresora puede ser lo mejor para usted.

¿Necesita grapado automático?

A nadie le gustan las grapadoras, excepto Milton en la película Office Space . También es bueno que los documentos grapados se envíen a la bandeja de salida. Sin embargo, la opción de grapado en la mayoría de las fotocopiadoras es aproximadamente una actualización de mil dólares. Si ese precio es una revelación, a veces una grapadora de alta resistencia que se deja al lado de la impresora puede ser una alternativa razonable.

¿Eliminación al final de la vida útil?

En nuestro artículo anterior sobre la compra de impresoras , proporcionamos varias opciones locales para reciclar su impresora muerta o obsoleta. Lo que no ofrecimos son los poderes de Yoda para levantar una fotocopiadora de 350 libras. Más allá de tal vez la necesidad de mudanzas profesionales, una fotocopiadora requiere drenar los líquidos internos antes de cualquier movimiento considerable. Además, si alquila su fotocopiadora, la mayoría de las empresas de alquiler se reservan el derecho de determinar el lugar de reciclaje y obligarlo a contratar un seguro por cualquier problema durante el tránsito.

En resumen, es más fácil y menos costoso deshacerse de una impresora.

¿Tienes presupuesto inagotable por las impresoras?

Para nada. El punto es que cuando se piensa en grande, la mayoría de las marcas no necesitan un gran dispositivo de imágenes en sus oficinas. Sin embargo, los verticales como el legal y el contable (especialmente las empresas más grandes) deberían inclinarse hacia una fotocopiadora robusta para satisfacer sus necesidades. Después de responder todas las preguntas anteriores, es posible que descubra que una combinación de fotocopiadora e impresora, colocadas y utilizadas tácticamente, podría ser la mejor solución.

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