La respuesta es relevante en estos momentos inciertos de regreso al trabajo después del COVID19, digitalización de documentos y flujos de trabajo; y cuya respuesta puede significar cientos, miles y hasta decenas de miles de $ en ahorros al mes.
Irónicamente podemos encontrar la respuesta sobre si necesitas o no, una fotocopiadora grande o mediana, o una impresora mediana de toner o pequeña de tinta, con más preguntas.
¿Documentos físicos o digitales?
La promesa de una oficina sin papeles, o paperless como se dice en ingles, se remonta al siglo pasado, es decir, no es algo nuevo. Lo que si es nuevo es el avance de la tecnología, específicamente los dispositivos móviles que facilitan el trabajo remoto, y obviamente los cambios culturales de trabajo que causo la pandemia del COVID19 y las cuarentenas.
Aún así, un estudio del 2019 indica que 80.5% de los trabajadores prefieren usar papel, mientras un 71% dicen que notas tomadas y revisadas en papel les ayudan a entender mejor. Mientras otro estudio del 2020 enfocado a estudiantes, quienes muchos pensarían que son nativos digitales que preferirían documentos digitales, confirma que para documentos mayores a 500 palabras usar documentos impresos mejora la retención y análisis de la información.
Por lo que si en tu empresa tienes o piensas contratar jóvenes, manejar documentos impresos en papel mejorará su retención a información y productividad.
¿Necesitas copiar, escanear y enviar por fax?
Entonces la oficina sin papel o paperless seguirá siendo una meta inalcanzable a corto plazo, pero eso no significa que tienen que seguir comprando o contratando los mismos dispositivos de impresión de siempre. Hoy en día hay mucha variedad de opciones de dispositivos y muchas formas de contratarlos, por ejemplo en préstamo o en alquiler, lo que reduce los presupuestos y da mayor flexibilidad en un mundo incierto y con avances en digitalización a mediano y largo plazo.
Con algunas excepciones, la mayoría de las fotocopiadoras e impresoras comerciales ahora se consideran dispositivos multifunción (MFP). Eso significa que pueden imprimir, copiar, escanear y algunos hasta enviar faxes. Algunos modelos de impresora todavía son "solo impresión", estas son idóneas si desean restringir las otras funciones para controlar los costos. Una impresora laser "solo impresión" es más que suficiente para oficinas que imprimen de 1,000 hasta 10,000 páginas al mes, y una impresora tinta "solo impresión" es más que suficiente para 1,000 páginas o menos al mes.
Pero si necesitas fotocopiar, escanear y hasta enviar fax, necesitarás una fotocopiadora o impresora MFP. En términos generales, si necesitas fotocopiar o imprimir más de 20,000 páginas al mes, necesitarás una fotocopiadora grande, si necesitas imprimir 2,500 a 20,000 páginas al mes, una fotocopiadora mediana es tu solución. Y si fotocopias menos de 2,500 páginas al mes, una impresora MFP de tinta te servirá.
¿Qué hay en tu presupuesto?
Esa siempre será la pregunta del millón de dólares. Ten esto en cuenta: el costo promedio de una fotocopiadora grande doble carta de marcas reconocidas como Xerox, Ricoh, Canon, Konica, etc. de 40 páginas por minuto que copia, imprime, escanea y envía faxes es de alrededor de $ 4,500 dólares.
En cambio, una impresora MFD o fotocopiadora mediana, con las mismas capacidades y funciones pero que solo imprima y fotocopie tamaño carta/oficio, como las Lexmark que ofrece Cartridge World cuesta 50% menos, o más atractivo aún, por tan solo $ 42 dólares al mes la puedes alquilar en un plan TODO INCLUIDO y hasta te incluyen la instalación, soporte técnico, reparaciones por desgaste normal y toner para 2,500 páginas al mes .
¿Cuánta capacidad de papel necesitas?
Como indicábamos antes, si tienes que fotocopiar o escanear, e imprimes más de 20,000 páginas al mes, probablemente necesite una fotocopiadora grande Xerox o Ricoh que pueda contener miles de hojas de papel. Si tu necesidad es de solo 2,500 a 20,000 páginas al mes en toda tu empresa, una fotocopiadora mediana marca HP o Lexmark es suficiente. Otra consideración de comprar o contratar una fotocopiadora grande cuando tu necesidad es menor, es que la mayoría de las impresoras y fotocopiadoras medianas ofrecen bandejas de papel más pequeñas, pero modulares que almacenan entre 250 a 500 hojas.
Las bandejas más pequeñas generalmente significan menos atascos de papel, ya que el papel de impresora tiende a moverse con mayor suavidad. En caso de que te lo esté preguntando, cargar y cambiar el papel de la impresora es algo así como una ciencia, como explicamos en este video .
Por último no hay que descartar los cambios en procesos por el COVID19. Puede ser que tus procesos POST COVID19 te han forzado a imprimir y fotocopiar menos que antes. De hecho, hallazgos recientes sugieren que las fotocopiadoras grandes están sobrevendidas. Un estudio de Mayo 2021 indica que en promedio las fotocopiadoras doble carta (11x17") solo imprimen 5,000 páginas al mes. Muy por debajo de sus capacidades estándar de 20,000 a 50,000 páginas al mes.
Un estudio de Mayo 2021 indica que en promedio las fotocopiadoras doble carta (11x17") solo imprimen 5,000 pgs al mes. Muy por debajo de sus capacidades estándar de 20,000 a 50,000 páginas al mes.
Esto se traduce en rentas y gastos innecesario para las empresas. Al igual que los autos, donde no comprarías o alquilarías un contenedor de 40" para mover un sofá de 2 metros. Si no estas planeando imprimir más de 20,000 páginas por mes o cada día digitalizas más tu empresa, es probable que una impresora o fotocopiadora mediana o dos sean más baratas, eviten tiempo muerto y den menos problemas que una sola fotocopiadora grande.
Si no está seguro de cuánto estás imprimiendo y fotocopiando en este momento, en Cartridge World Guatemala te ofrecemos asesorías TOTALMENTE GRATIS para ver las fotocopiadoras e impresoras que tienes y cuanto las estas usando. Agenda tu asesoria gratis aqui y potencialmente ahorra miles de $ al mes.
¿Cuánto espacio de oficina tienes que ceder?
Una sola fotocopiadora grande de oficina, promedio de 30 a 40 páginas por minuto ocupa aproximadamente de 15 a 20 pies cuadrados. Si bien no es del tamaño de un carro, es bastante grande. ¿Por qué una fotocopiadora grande es tan espaciosa? Pues su espacio permite que se abran muchas bandejas de papel, se acceda a las áreas de eliminación de atascos y permita realizar servicios y mantenimientos. En cambio una impresora o fotocopiadora mediana ocupa mucho menos espacio y se puede colocar encima de un armario o escritorio.
Si lo piensas es lógico, una fotocopiadora grande que imprime tamaño papel doble carta, sera 50% más ancha que una fotocopiadora mediana que imprime tamaño carta/oficio.
¿Tienes o quieres implementar una estrategia de impresión centralizada con presupuestos y control de costos por usuario o departamento?
Muchas empresas medianas y grandes controlan sus costos de impresión usando software de impresión centralizada. Para los usuarios, esos son los famosos PINs para poder imprimir o fotocopiar, junto con los reportes mensuales de impresiones y costos por usuario, departamento o proyecto.
Solía ser que antes solo las fotocopiadoras grandes te ofrecían software de impresión centralizada para control de gasto de impresión.
Esto ya no es así, ahora fotocopiadoras medianas empresariales, como las Lexmark que Cartridge World Guatemala ofrece en planes TODO INCLUIDO desde $42 dólares al mes, también se pueden configurar con los mismos softwares de impresión centralizada, para que los usuarios tengan que ingresar PINs para imprimir, fotocopiar, escanear, etc.
Esto beneficia a las empresas medianas, grandes y ahora hasta pequeñas, ha controlar mejor lo que se esta imprimiendo y fotocopiando, permitiendo saber a que departamentos o proyectos asignar los gastos de impresión.
¿Qué importancia tiene el tiempo de actividad y qué tan grave es el tiempo de inactividad o muerto?
Según algunas estadísticas, las fotocopiadoras e impresoras son los equipos de oficina que más llamadas de servicio requieren, ya sea por falta de toner, falta de papel, papel atascado o algo peor. Por lógica reparar una fotocopiadora grandes es mucho más complicado, con cientos de SKUs de repuestos, también requieren de técnicos certificados y más espacio que reparar una fotocopiadora mediana. Y no hablar de impresoras MFP cuya construcción es modular y en la mayoría de casos solo tienen 4 SKUs de repuestos (ex. fusores, bandejas, rodillos y kit de mantenimiento) que se pueden cambiar en cuestión de minutos y no es necesario desarmar nada.
Por regla, mientras más grande y compleja la fotocopiadora, más será el tiempo muerto cuando se tenga que reparar o hasta dar mantenimientos preventivos.
¿Necesitas servicio técnico in situ?
Muchas empresas, aún las grandes, subcontratan su servicio de fotocopiadora e impresora, pues no quieren que sus empleados arreglen dispositivos electrónicos o se distraigan de hacer sus tareas y trabajo.
Solía ser que los departamentos de Informática o IT se dedicaban mayormente al hardware, a la instalación y funcionamiento de equipos de computo e impresoras, pero hoy en día, con los avances en softwares de productividad, comercio electrónico, bases de datos, sistemas contables y ERPs, su tiempo es más valioso si lo dedican a implementación de soluciones de software y ya no tanto al hardware.
Solo vale analizar los salarios de empleados de IT para calcular que un servicio TODO INCLUIDO que incluyen la instalación, soporte técnico, mantenimientos preventivos, repuestos por desgaste normal como los que te ofrece Cartridge World desde $42 al mes, con fotocopiadora Lexmark y toner para 2,500 impresiones al mes, es mucho más barato que lo que le pagarías a un solo empleado de IT al mes y sin prestaciones.
¿Necesita imprimir en papel 11X17" Doble Carta?
La realidad es que poco más del dos por ciento de la impresión empresarial se realiza en papel de tamaño 11 x 17 pulgadas, conocido también como doble carta. Si no necesitas imprimir en papel de 11 × 17 y todo lo que necesita es papel de tamaño carta, oficio y legal, la compra o contratación de una impresora o fotocopiadora mediana puede ser lo mejor.
Si desconoces si en tu empresa imprimen o fotocopian 11x17" basta con ver si en el último año han comprado resmas de papel 11x17", otra opción es solicitar una asesoría gratis de Cartridge World Guatemala.
No tienes que hacer nada, solo agenda tu asesoría aqui y uno de nuestros asesores te visitará para levantar un inventario de todas tus impresoras y fotocopiadoras, verificará los volumenes de impresión y fotocopiado de los últimos meses o años, y hasta comprobará si realmente imprimen 11x17"
¿Necesita grapado automático?
A nadie le gustan las grapadoras, excepto Milton en la película Office Space . También es bueno que los documentos grapados se envíen a la bandeja de salida. Sin embargo, la opción de grapado en la mayoría de las fotocopiadoras es aproximadamente una actualización de mil dólares. Si ese precio es una revelación, a veces una grapadora de alta resistencia que se deja al lado de la impresora puede ser una alternativa razonable.
¿Eliminación al final de la vida útil?
En nuestro artículo anterior sobre la compra de impresoras , proporcionamos varias opciones locales para reciclar impresoras muertas u obsoletas. Lo que no ofrecimos son los poderes de Yoda o un Jedi para levantar una fotocopiadora grande de 350 libras con la mente. Más allá de tal vez la necesidad de mudanzas profesionales, una fotocopiadora grande requiere drenar los líquidos internos antes de cualquier movimiento considerable.
En resumen, es más fácil y menos costoso deshacerse de una impresora o fotocopiadora mediana. Y si optas por un plan TODO INCLUIDO de Cartridge World Guatemala, la instalación y el reemplazo o retiro de los equipos están incluidos. No necesitas llamar a todos los de la oficina para poder levantar la fotocopiadora o impresora.
¿Tienes presupuesto inagotable para imprimir o fotocopiar?
Supondremos que no.
El punto es que cuando se piensa detenidamente, la mayoría de las empresas no necesitan una gran fotocopiadora en sus oficinas, y aún para las grandes empresas, con los avances de la digitalización esa necesidad será cada día menor.
...con los avances de la digitalización esa necesidad será cada día menor
Habrán algunos sectores como el legal y el contable (especialmente en empresas grandes) donde SI se deberían inclinar hacia una fotocopiadora grande para satisfacer sus necesidades, pero aún en estas, una o dos fotocopiadoras medianas de 40 o más páginas por minuto, impresión y escaneo dúplex automático (i.e. imprimir o escanear ambos lados de una misma hoja automáticamente) y con control de impresión centralizado, como las Lexmark MX522dhe que ofrece Cartridge World Guatemala son más que suficiente.
Después de responder todas las preguntas anteriores, es posible que ya descubriste que una combinación de fotocopiadora mediana e impresoras, colocadas y utilizadas tácticamente, podría ser la mejor solución.
Lo que importa es obtener la máquina de impresión y fotocopiado que mejor se ajuste a tu presupuesto y utilización, maximice la productividad de tus empleados, Departamento de IT y te evite tiempos muertos y por supuesto gastos innecesarios.
