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  • Jose Quan

Iniciativas De Reducción De Costos Para La Impresión De Oficina

Se dice que este es el epitafio en la lápida de la mayoría de las empresas fallidas: "Siempre lo hemos hecho de esta manera". Este fracaso abarca desde las ideas anticuadas de liderazgo hasta las prácticas de oficina estándar que hacen perder tiempo y dinero hasta el punto de que una empresa colapsa. Para este último, ciertamente puede incluir la impresión de oficina: un costo que continúa aumentando en muchas verticales y ahora está justo por debajo del alquiler de la oficina, los servicios públicos y la nómina. Llamémoslo muerte por mil cortes (de papel).

Tal vez no pueda hacer nada con respecto a que su CEO quiera abrir una cadena de tiendas minoristas de videos o invertir acciones en Yahoo! Pero al seguir estas iniciativas de reducción de costos para la impresión de oficina, tendrá un papel clave para asegurarse de que su empresa se mantenga alejada del cementerio empresarial.

Conéctese con el programa creando un programa

La cruda verdad es que el 90% de las oficinas no tienen una política de impresión formal, mientras que dos tercios no realizan un seguimiento de sus gastos de impresión. Cuando se comparan estos números con la realidad de que el trabajador de oficina promedio imprime 10,000 páginas por año a un costo de alrededor de $ 725 , la compra de Yahoo! De repente, las acciones parecen una buena inversión.

Ya sea que sea el gerente de la oficina, la persona de TI o el líder, implementar un programa de impresión de oficina puede ser muy útil con el presupuesto.

Aquí algunas iniciativas para incluir en su programa:

  • Restricción de la impresión en color (cuesta de cinco a siete veces más que en blanco y negro)

  • Impresión en dos caras de una página para documentos internos

  • Cartucho de pedido de tinta o tóner con visión de futuro , en lugar de reactivo

  • Servicios gestionados de impresión que dan servicio a las impresoras y realizan un seguimiento de cada documento impreso, y se ha demostrado que reducen los costes empresariales entre un 20% y un 30%.

  • Reutilizar papel impreso y hacer cumplir las reuniones sin papel (consígale algunas pizarras blancas, ¡e incluso dibuje esta lista en una!)

Ah, y lo crea o no, el tipo de fuente que utilice puede marcar la diferencia . Por ejemplo, Calibri, Times New Roman y Century Gothic emplean menos tinta y tóner, mientras que Arial agota los cartuchos a un ritmo mucho más rápido.

Piensa mal, delgado y verde

Un programa de impresión sensato ayuda a la sostenibilidad y el presupuesto, claro, pero se puede hacer más cuando se trata de impresoras y otros dispositivos de imágenes.

Según la Agencia de Protección Ambiental (EPA), las impresoras y fotocopiadoras de oficina más antiguas cuestan aproximadamente $ 225 por año solo en costos de energía. La EPA también establece que si su impresora / fotocopiadora / dispositivo multifunción tiene más de cinco años, su consumo es aproximadamente un 50% mayor que el de una máquina nueva. En estos días, las impresoras calificadas por New Energy Star utilizan una fracción de la energía y son entre un 40 y un 55% más eficientes que los modelos estándar.

En resumen, realice un inventario de sus impresoras y considere invertir en modelos más nuevos. Esto incluye fax, fotocopiadora y dispositivos multifuncionales.

Tenga esto en cuenta cuando compre: solo el dos por ciento de la impresión de oficina se realiza en papel de tamaño libro de contabilidad (11 x 17 pulgadas). Las máquinas que ofrecen un tamaño de papel no estándar tienden a ser mucho más caras que aquellas con bandejas limitadas de 8.5 x 11.

Además, las impresoras láser tienden a ser más caras, pero funcionan a un menor costo por página en entornos de pequeñas y medianas empresas. Una página impresa con inyección de tinta cuesta entre 7 y 10 veces más que una página impresa con láser si se tienen en cuenta los costos de tinta y papel , la electricidad y el servicio / mantenimiento.

Aproveche al máximo su impresora

Más allá de una impresora más ecológica y eficiente, aquí hay algunos consejos más para iniciativas de reducción de costos:

  • Aproveche el modo de suspensión y / o el apagado automático

  • Envíe trabajos de impresión grandes al dispositivo más eficiente de la oficina (cuanto más cara sea la impresora o el dispositivo multifunción, menos caro será el coste por página de impresión)

  • Configure su impresora en "modo borrador"

Como puede ver, ser ecológico generalmente significa ahorrar costos, pero no escatime en ir un poco verde si quiere salir del modo de “siempre hacerlo de esta manera”.

Manténgase verde para ese verde en su cuenta corporativa

Según las estadísticas , anualmente se desechan más de 375 millones de cartuchos de tinta y tóner vacíos y la mayoría acaba en vertederos. Eso es aproximadamente 11 cartuchos por segundo. Un cartucho de impresión tarda unos 1000 años en descomponerse en un vertedero. Además, las impresoras más antiguas unen los cartuchos en los vertederos o acaban ocupando un valioso espacio de inventario en las oficinas. Hay varias opciones para reciclar impresoras que incluyen:

  • eWorks

  • Estudiantes reciclando tecnología usada

  • PickupPlease.org

  • Reconexión de Dell

  • eBay Giving Works

Por supuesto, Google puede ser su amigo medioambiental al encontrar una fuente de reciclaje, ya que existen opciones locales según el lugar donde viva.

Cuando se trata de cartuchos de impresión y de tóner, más allá del reciclaje, su programa de impresora inteligente será de gran ayuda, además de considerar los cartuchos remanufacturados en lugar de los de grandes marcas.

Pero, ¿su empresa realmente tiene tiempo para esto? ¿Hará una diferencia en el crecimiento de su negocio?

Puedes apostar que sí. Desde la impresión hasta más allá. La investigación afirma que las prácticas de sostenibilidad brindan estos beneficios para las marcas:

  • Empleados más felices

  • Candidatos de trabajo superiores

  • Mejor marca

  • Más innovación

Todo eso se suma al dinero ganado y el dinero ahorrado, más aún a medida que los Millennials y la Generación Z conscientes del medio ambiente ascienden en la escala del consumidor.

Solo cambia

Como se mencionó, las empresas que nunca evolucionan terminan tan muertas como el dodo de BlackBerry. Ningún cambio es perfecto, por supuesto, pero lo importante es intentarlo. Como muestran los datos, adoptar prácticas de sostenibilidad genera beneficios en muchas áreas.

En el lado del programa de impresión, sepa que independientemente de lo que implemente, los volúmenes de impresión tienden a disminuir en aproximadamente un 10% cuando las personas creen que su uso de impresión está siendo monitoreado . Eso es dinero en el banco.

La única forma de perder es cuando no cambia y su empresa termina en ese cementerio comercial mientras más cartuchos e impresoras terminan en vertederos.

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